Huishoudelijk reglement

Hoofdstuk 1: Bestuur

Artikel 1: Voorzitter
1. De voorzitter zit de vergaderingen van het bestuur voor.
2. De voorzitter stelt de agenda op voor de bestuursvergadering en stelt deze tijdig op een passende wijze beschikbaar aan de overige bestuursleden.
3. De voorzitter coördineert en stimuleert de activiteiten van het bestuur.
4. Aan het begin van het bestuursjaar stelt de voorzitter een beleidsplan op en legt dit aan het bestuur ter instemming voor.
5. De voorzitter onderhoudt de contacten met de betrokken vakgroepen, beschermheren en andere relaties.
6. De voorzitter is belast met de naleving van de door de vereniging gesloten overeenkomsten.
7. De voorzitter is namens de vereniging lid van het Verenigingenoverleg Groningen.
8. Bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter neemt de secretaris diens taken waar. Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris worden de taken van de voorzitter waargenomen door het oudst aanwezige bestuurslid in jaren.

Artikel 2: Secretaris
1. De secretaris is notulist. Na afloop van een vergadering van het bestuur stelt de secretaris tijdig de notulen op een passende wijze beschikbaar aan de andere leden van het bestuur. Deze taak kan in overleg worden overdragen aan de penningmeester.
2. De secretaris is verantwoordelijk voor de ingekomen stukken en stelt de andere bestuursleden van de inhoud hiervan in kennis.
3. Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris worden diens taken waargenomen door de penningmeester. Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester worden de taken van de secretaris waargenomen door het oudst aanwezige bestuurslid in jaren.
4. De functie van secretaris kan gecombineerd worden met de functie van penningmeester.

Artikel 3: Penningmeester
1. De penningmeester is verantwoordelijk voor de inkomsten en uitgaven die door de vereniging worden gedaan.
2. Aan het begin van het bestuursjaar stelt de penningmeester een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
3. Aan het eind van het bestuursjaar schrijft de penningmeester een financieel jaarverslag en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
4. De penningmeester onderhoudt het contact met de kascommissie en verschaft deze op haar verzoek inzage in de financiële stukken.
5. Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester worden diens taken waargenomen door de secretaris. Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris worden de taken van de penningmeester waargenomen door het oudst aanwezige bestuurslid in jaren.
6. De functie van penningmeester kan gecombineerd worden met de functie van secretaris.

Artikel 4: Overige taken
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten en het verzorgen van promotie.
2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de redactie van de MarcKrant.
3. Het bestuur wijst voor de uitvoering van deze taken één of meerdere bestuursleden aan.
4. Het bestuur onderhoudt de contacten met de sponsoren.
5. Het bestuur draagt zorg voor een goede overdracht van haar taken aan het aantredende bestuur en stelt hiervoor een overdrachtsdocument op.
6. Het bestuur sluit overeenkomsten. Overeenkomsten worden louter en alleen schriftelijk en in principe voor één jaar aangegaan op de wijze zoals in de statuten is bepaald.

Artikel 5: Vergadering
1. Het bestuur komt bijeen op verzoek van een bestuurslid of op verzoek van een lid van de Raad van Advies.
2. Een vergadering van het bestuur vindt geen doorgang indien minder dan de helft van het aantal bestuursleden op de bestuursvergadering aanwezig is.

Artikel 6: Vormen nieuw bestuur
1. Het bestuur draagt kandidaten voor het bestuur voor aan de algemene ledenvergadering.
2. De algemene ledenvergadering kan ook kandidaten voordragen.

Artikel 7: Aftreden
Indien, door het tussentijds aftreden van een bestuurslid zoals aangeduid in artikel 14 lid 5 sub d van de statuten, het aantal bestuursleden daalt tot minder dan drie, stellen de overige bestuursleden hun functies ter beschikking. Het bestuur blijft bevoegd tot aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering, waarin een nieuw bestuur zal worden benoemd.

Artikel 8: Zittingsduur
De zittingsduur van het bestuur is in beginsel een jaar en loopt vanaf de dag waarop het bestuur benoemd is door de algemene ledenvergadering tot aan de dag waarop het bestuur door de algemene ledenvergadering decharge wordt verleend.

Hoofdstuk 2: Commissies

Artikel 9: Instelling
1. Door het bestuur of de algemene ledenvergadering kunnen commissies, zoals bedoeld in artikel 15 lid 4 van de statuten, worden ingesteld.
2. Het bestuur benoemt de leden van de commissies, tenzij het Huishoudelijk Reglement anders bepaalt.
3. De zittingsduur van een commissie is gelijk aan de zittingsduur van het bestuur, tenzij het Huishoudelijk Reglement anders bepaalt.
4. In een commissie kunnen alleen leden zitting nemen.

Artikel 10: Raad van Advies
1. Er is een Raad van Advies.
2. In de Raad van Advies hebben minimaal twee personen zitting die in het verleden bestuurslid zijn geweest.
3. De zittingsduur van de Raad van Advies is gelijk aan de zittingsduur van het bestuur, tenzij het Huishoudelijk Reglement anders bepaalt.
4. De leden worden door de algemene ledenvergadering benoemd, behoudens het geval beschreven in lid 5.
5. De leden kunnen tussentijds ontslag nemen. Indien een lid tussentijds ontslag neemt, benoemt de Raad van Advies zelf een opvolger.
6. De Raad van Advies bemiddelt bij conflicten binnen het bestuur op verzoek van het bestuur of individuele bestuursleden.
7. Het oordeel van de Raad van Advies bij bemiddeling is bindend.
8. De Raad van Advies kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur.
9. De Raad van Advies kan, op verzoek van het bestuur, bijstand aan het bestuur verlenen.
10. Leden van de Raad van Advies mogen vergaderingen van het bestuur bijwonen en hebben in de vergadering van het bestuur een raadgevende stem.
11. Bij tussentijdse wijzigingen in de bezetting van de Raad van Advies stelt het Bestuur in overleg met de Raad van Advies de leden hiervan in kennis.

Artikel 11: Kascommissie
1. Er is een kascommissie.
2. In de kascommissie hebben minimaal twee personen zitting, welke binnen de vereniging geen andere functie uitoefenen.
3. De leden worden door de algemene ledenvergadering benoemd, behoudens het geval beschreven in lid 4.
4. De leden kunnen tussentijds ontslag nemen. Indien een lid tussentijds ontslag neemt, benoemt de kascommissie zelf een opvolger.
5. De kascommissie controleert zo vaak zij dit nodig acht de financiën van de vereniging.
6. De kascommissie controleert aan het einde van het bestuursjaar het financieel jaarverslag van het bestuur en brengt hierover verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
7. Na goedkeuring van het financieel jaarverslag eindigt de zittingstermijn van de kascommissie.
8. Bij tussentijdse wijzigingen in de bezetting van de Kascommissie stelt het Bestuur in overleg met de Kascommissie de leden hiervan in kennis.


Hoofdstuk 3: Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

Artikel 12
Een wijziging van het Huishoudelijk Reglement geschiedt op de wijze zoals in artikel 18 leden 1, 2 en 3 van de statuten is bepaald.